Geralmente, eles são relatórios, contratos, comprovantes, licenças e outros arquivos que estruturam a criação e funcionamento de um negócio. Assim como as pessoas, as empresas precisam de documentos que comprovem sua origem, bem como autorização para funcionar e exercer suas atividades. Além disso, cada processo empresarial gera novas informações, que precisam ser documentadas.

 

O volume de arquivos é enorme! Por isso, fazer uma boa gestão de documentos é fundamental.

 

Quais são os principais tipos de documentos empresariais?

 

Contrato social

 

O Contrato Social é quase como uma certidão de nascimento da instituição. O documento contempla informações sobre os sócios, endereço de funcionamento, principais atividades, objetivo, entre outras. Sem esse contrato, a empresa não funciona de forma legal, além de não conseguir abrir uma conta bancária ou participar de alguma licitação.

 

Alvará

 

O Alvará de Funcionamento é um documento municipal que regulariza o imóvel da empresa para exercer as atividades previstas no contrato social. O prazo de validade é estabelecido pela prefeitura.

 

Licenças específicas de funcionamento

 

Alguns tipos de negócio podem precisar de licenças específicas para funcionamento. É o caso de restaurantes e farmácias, que devem ter licença sanitária, e de fabricantes de cosméticos e indústrias, que devem conseguir licença ambiental.

 

Notas fiscais

 

As notas fiscais são recibos de compra e venda obrigatórios. Além de registrar a entrada e saída de produtos, controlam trocas, valores e toda a movimentação de um produto, o que garante a cobrança adequada de impostos.

 

Registros contábeis

 

Os registros de contabilidade também comprovam a movimentação financeira da empresa, como pagamento e recebimento. Devem ser arquivados com bastante organização, pois comprovam a legalidade das operações e a legalidade da gestão financeira.

 

Registros tributários e da previdência

 

Todos os meses o empregador deve recolher uma série de tributos relacionados à contratação de funcionários. Deve-se manter comprovantes das contribuições para o INSS, contribuição sindical e FGTS.

 

Recursos Humanos

 

Paralelamente aos tributos previdenciários, a empresa deve registrar outras informações sobre os funcionários, como pagamentos, folhas de ponto, novas contratações, desligamento de empregados etc.

 

Para facilitar a organização dos documentos da sua empresa, crie padrões que devem ser seguidos por todas as pessoas responsáveis por elas. Dessa forma, além de otimizar os arquivos que existem atualmente, os documentos futuros seguirão a mesma lógica de arquivamento.